Sistema de gestión de importaciones

Plataforma colaborativa que conecta COMEX, Tesorería y Marketing en un solo ciclo de vida: investigación, compra, importación, pagos y recepción.

El cliente

Una empresa argentina que diseña, fabrica y comercializa varias líneas de producto físico para el mercado local. Gran parte de su operación depende de importaciones desde Asia: investigar proveedores, negociar condiciones, coordinar pagos internacionales y recibir mercadería a tiempo para comercializarla.

Por acuerdo de confidencialidad con el cliente, no se mencionan el nombre de la empresa ni el del sistema, y las capturas fueron anonimizadas.

El problema

Las importaciones se gestionaban con planillas de Excel y coordinación presencial en la oficina. Con el crecimiento del volumen de operaciones de los últimos dos años, ese esquema quedó chico:

• Las negociaciones con proveedores (cantidades mínimas, métodos de pago, puertos) vivían en archivos y conversaciones sueltas
• Tesorería no tenía visibilidad anticipada del dinero comprometido: qué había que pagar y cuándo
• Marketing se enteraba de qué productos llegaban cuando ya estaban por llegar, sin tiempo para preparar la comercialización

Un dato que dice mucho: el responsable del área de comercio exterior, que sabe programar, había intentado construir esta herramienta por su cuenta como proyecto personal. Cuando el volumen del negocio hizo imprescindible sistematizar el proceso, la empresa me contactó para llevar esa visión a un producto terminado.

La solución

El sistema cubre el ciclo de vida completo de una importación, con un panel específico para cada área:

1. Investigación (COMEX). Un ticket de research abre la investigación de un producto o serie de productos: se consultan múltiples proveedores y formatos de compra (cantidades mínimas, métodos de pago, puertos), y se registra cada negociación hasta cerrar con el proveedor indicado.

2. Compra e importación (COMEX). Al cerrar el research se crea una orden. Otro usuario formaliza la compra con el proveedor y hace el seguimiento por estados: borrador, en producción, en tránsito, en aduana, entregada, retenida o cancelada.

3. Pagos (Tesorería). Cada orden tiene múltiples pagos durante su ciclo de vida. Tesorería ve desde su propio panel el dinero comprometido en el tiempo: qué hay que pagar, a quién y cuándo — sin depender de que alguien se lo avise.

4. Recepción y venta (Marketing). Cuando una orden está por llegar, Marketing ya puede consultar fichas técnicas, imágenes e información de los productos para preparar su comercialización con anticipación.

Complementan el ciclo: catálogo de productos, registro de proveedores con sus contactos, gestión documental (en proveedores y productos) y un sistema de alertas y notificaciones internas — mensajes entre usuarios, recordatorios y asignación de encargados por orden — que reemplazó gran parte de la coordinación presencial.

El resultado

• 93 operaciones gestionadas en el sistema: 77 entregadas, 13 en tránsito y nuevas en preparación
• Pagos internacionales por miles de dólares registrados y planificados en la plataforma
• 169 productos y 22 proveedores centralizados con su documentación
• 3 áreas conectadas (COMEX, Tesorería y Marketing) trabajando sobre la misma información en tiempo real
• Tesorería conoce el dinero comprometido con anticipación; Marketing prepara la comercialización antes de que llegue la mercadería

Primera versión en producción en ~6 meses; el sistema siguió creciendo con nuevas funcionalidades a partir del uso real.